Éléments à prendre en considération lors du choix d’un lieu d’événement

Choisir le bon lieu d’événement ou la bonne salle de réception peut être un processus accablant, surtout si vous ne savez pas ce qu’il faut rechercher ou quelles questions poser au responsable du lieu d’événement lors de la visite des installations. Pour aider les hôtes à prendre la meilleure décision possible concernant le lieu de leur événement, les coordinateurs de De Luxe ont identifié les questions les plus importantes que vous devriez poser avant de réserver une salle de banquet, un restaurant, un centre de conférence, un hôtel ou un vignoble.

Avant de commencer votre recherche de lieu d’événement, vous devez savoir :

Combien vous pouvez dépenser pour le lieu (budget)

Il s’agit du facteur le plus important pour déterminer où organiser votre prochain événement. Avant toute chose, déterminez combien vous pouvez dépenser pour le lieu, la nourriture, le divertissement et, si vous prévoyez une réception de mariage, pour les fleurs, les photos et les vêtements.

Combien de personnes seront présentes (nombre d’invités) ?

Comme les traiteurs facturent souvent en fonction du nombre d’invités, le fait de savoir combien de personnes assisteront à votre événement vous aidera à établir votre budget et à réduire le nombre de lieux de réception possibles. Lorsque vous visitez un lieu de réception, assurez-vous de demander combien de personnes peuvent s’y installer confortablement, et non pas seulement combien de personnes peuvent tenir dans le lieu si elles sont entassées épaule contre épaule.

Le type d’événement que vous prévoyez d’organiser

Déterminer le niveau de formalité souhaité vous aidera à trouver un lieu qui correspond le mieux à l’aspect et à l’atmosphère de votre événement. Les mariages et les galas, par exemple, requièrent souvent opulence et élégance, tandis que les fêtes d’anniversaire et autres événements sociaux exigent généralement une atmosphère plus énergique et décontractée.

Une fois que vous avez établi les bases, vous pouvez également vous renseigner sur les services et les équipements offerts par le lieu en posant des questions comme celles-ci :

La planification de l’événement est-elle incluse ?

Comme avantage supplémentaire pour les clients potentiels, de nombreuses salles de banquet et centres de conférence offrent des services de planification d’événements – décoration, réservation de spectacles et services de restauration – dans le cadre du forfait de réservation. Pour un hôte qui n’a pas l’habitude de planifier un événement, cela peut être un argument de vente important.

Le lieu dispose-t-il d’un service de restauration sur place ?

Bien que les lieux ne disposant pas de services de restauration sur place ne doivent pas être immédiatement écartés, un service de restauration interne peut simplifier le processus de planification et contribuer au bon déroulement de votre événement. De plus, comme la société de restauration n’aura pas à transporter la nourriture de la cuisine au lieu de l’événement, les sites disposant d’un service de restauration peuvent garantir que votre nourriture sera chaude et fraîche.

Où mes invités se gareront-ils ?

Dans les grandes villes comme Los Angeles, le stationnement peut être un cauchemar, en particulier pour les invités plus âgés qui ont des difficultés à voir la nuit et ne peuvent pas parcourir de longues distances jusqu’au lieu de l’événement. En choisissant un lieu d’événement doté d’un parking ou d’un service de voiturier, vous vous assurez que tous vos invités seront bien pris en charge.

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