Le secteur des congrès selon les fournisseur d’espace pour les séminaire et team building a Lyon, génère près de 50 milliards d’euros, couvrant des événements allant des conventions des leaders du secteur technologique aux conférences sur la santé. Qu’en est-il des événements plus modestes tels que les mariages, les réunions d’affaires ou les salons professionnels ? Même s’ils sont un peu moins importants qu’une convention politique, ces événements majeurs exigent beaucoup de temps, d’efforts et de planification.
Quels sont les éléments à prendre en compte lors de la planification et que devez-vous rechercher en particulier lorsque vous choisissez des centres de conférence pour vos propres événements ? Allons-y.
Ce qu’il faut rechercher lors du choix d’un centre de séminaire a Lyon
Vous êtes donc à la recherche du centre de conférence idéal pour accueillir votre prochain événement. Qu’il s’agisse d’un petit événement professionnel ou d’un grand gala de bienfaisance, il est essentiel de choisir le bon lieu pour garantir le succès de l’événement. Il y a de nombreux éléments à prendre en compte dans votre choix de centres d’événements, tels que le budget, le public, l’emplacement et la taille. Il n’y a pas deux événements identiques, chacun présentant son propre lot d’obstacles et de problèmes de planification.
Si la liste des choses à faire pour un événement peut être longue, l’un des points les plus importants à vérifier est le lieu lui-même. Sans lieu, pas d’événement. Alors, comment choisir ? Nous allons examiner un peu plus en détail quelques-uns de ces incontournables du centre de conférence afin de vous donner une meilleure idée des éléments à rechercher lors du choix d’un centre d’événements exceptionnel.
Taille
Lorsque vous organisez une conférence ou un événement, il est important de prendre en compte le confort de vos invités. Lorsque vous examinez les différentes options de centre de conférence, l’espace que vous louez doit pouvoir accueillir toutes les personnes présentes, et ce confortablement. L’objectif principal doit être l’événement en question, et un lieu correctement dimensionné permettra une interaction et un réseautage sans faille.
Emplacement
L’emplacement de votre prochain centre de conférence est peut-être l’un des facteurs les plus importants pour garantir une bonne participation. Non seulement un bon emplacement est responsable d’une bonne participation, mais il peut également déterminer si les gens sont en mesure de se rendre au lieu de la conférence en premier lieu.
En choisissant un bon emplacement, proche des transports publics, vous facilitez la tâche des participants qui arrivent en voiture, en avion, en train ou en bus. Pour les invités locaux, le choix d’un lieu proche peut faire la différence entre une augmentation ou une diminution du nombre de participants et de la satisfaction globale de l’événement.
Coût
Comparer les coûts des centres de conférence peut être une tâche difficile. Il peut être difficile de respecter le budget lorsque l’on prend en compte tous les éléments nécessaires à l’organisation d’un grand événement. Vous avez choisi un lieu idéal pour votre conférence, mais d’autres éléments tels que la nourriture, le divertissement, le marketing et la location d’équipement doivent également être pris en compte.
Plutôt que de faire appel à des fournisseurs distincts pour chacun de ces éléments, certains centres de conférence proposent des forfaits et des prix compétitifs. Garder les coûts globaux à l’esprit lorsque vous examinez les options de votre centre de conférence peut être un bon moyen d’économiser à long terme.
Il est également judicieux de vérifier l’existence de frais cachés ou de frais d’annulation avant de signer pour votre événement. L’année dernière, le coût moyen d’un mariage était d’un peu moins de 34 000 dollars. En vous assurant de choisir un lieu de réception qui est franc sur les coûts et les frais, vous pourrez établir un budget correct et éviter le stress des coûts cachés.
Parking
Comme indiqué précédemment, lorsque vous organisez des événements professionnels, vos invités arrivent par différents moyens de transport. Prendre en compte le stationnement des centres de conférence est un détail que vos invités apprécieront. Il est important que les invités sachent si un parking sur place ou un service de voiturier sera disponible. Il sera ainsi plus facile pour vos invités de planifier à l’avance et de prévoir un budget en conséquence.
Assurance
Attendez-vous à l’inattendu. Un cliché qui s’applique au processus d’organisation d’événements professionnels. Quelle que soit l’importance de la planification, il est toujours préférable de mettre en place un plan d’assurance. Il est important de tenir compte de la personne responsable en cas d’incident lors d’un grand rassemblement de personnes. En fonction de la situation et du lieu, il existe différentes options d’assurance à examiner.
Technologie
Personne ne veut d’une connexion Wi-Fi défectueuse au beau milieu d’une présentation d’entreprise. Vous ne voulez certainement pas qu’un microphone tombe en panne au moment où le PDG d’une grande entreprise commence son discours principal.
Il est important de tenir compte du fait que toutes les exigences techniques majeures sont à jour et en bon état de marche. Il est également judicieux de vérifier si l’espace événementiel que vous envisagez offre une assistance technique pendant votre événement.
Type
Quel type d’image voulez-vous transmettre à vos participants ? Le type de centre de conférence que vous choisissez reflétera l’image de votre entreprise. Il est judicieux de choisir un centre qui correspond à votre public et à l’image de l’entreprise que vous souhaitez véhiculer.
Le centre offre-t-il le décor et l’éclairage que vous recherchez ? Qu’en est-il de la disposition générale et de la présentation des salles ? Sont-elles propres, bien meublées et accueillantes pour tous ? Le choix d’un lieu qui incarne l’image que vous recherchez peut faire ou défaire un événement réussi.
Prêt à planifier ?
L’organisation d’un événement comporte de nombreux éléments mobiles. Le choix d’un centre de conférence peut être plus facile et plus agréable si l’on tient compte des sept conseils ci-dessus. Le Château de Cesargue a Lyon offre l’hospitalité d’une petite ville et dispose d’un personnel expérimenté pour faire de votre événement un succès.
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